Engleza de birou: cum scrii un e-mail clar fără să te blochezi

Mulți oameni care vorbesc decent engleza stau câte douăzeci de minute în fața unui e-mail de cinci rânduri. Scriu, șterg, bagă textul în traducător, îl rescriu. Problema nu e vocabularul. Problema e că nu au o structură în cap și le e teamă să nu sune nepoliticos.

Vestea bună: e-mailurile de birou sunt foarte repetitive. Aceleași zece situații apar iar și iar. Dacă ai câteva formulări sigure pentru fiecare, scrii mult mai repede și mai relaxat.

O structură în patru pași

La cursul de engleză lucrăm cu o schemă simplă, pe care o poți aplica aproape oricărui mesaj:

1. Salutul. „Dear Mr Smith,” pentru cineva pe care nu îl cunoști sau într-un context formal. „Hi Anna,” dacă ați mai vorbit și tonul e relaxat.
2. Motivul, în prima frază. „I am writing to ask about…”, „I’m getting in touch regarding…”, „Just a quick note about…”.
3. Detaliile. Două-trei fraze scurte. Dacă ai mai multe întrebări, pune-le în listă.
4. Ce aștepți și încheierea. „Could you please send me… by Friday?”, apoi „Best regards,” sau „Kind regards,” și numele.

Atât. Nu trebuie să începi cu „I hope this email finds you well” de fiecare dată, deși nu e greșit. Mulți străini apreciază e-mailurile scurte care intră direct în subiect.

Formulări pentru situațiile cele mai frecvente

Când ceri ceva

„Could you please…?” e varianta sigură. „Would it be possible to…?” e și mai politicoasă, bună pentru cereri mai mari. Evită „I want…” la început de cerere. În română sună normal, în engleză poate părea brusc.

Când trimiți un document

„Please find attached the report for March.” sau, mai relaxat, „I’ve attached the report for March.” Și verifică de două ori că ai atașat efectiv fișierul. Toată lumea a trimis măcar o dată un e-mail „with attachment” fără atașament.

Când întârzii cu un răspuns

„Sorry for the late reply.” sau „Apologies for the delay in getting back to you.” Un singur rând e suficient. Nu e nevoie de explicații lungi.

Când revii după ce nu ți-a răspuns nimeni

„I’m just following up on my email from last week.” sau „Just checking in on this.” Sunt formule neutre, nu sună a reproș.

Când nu ai înțeles ceva

„Could you clarify what you mean by…?” sau „Just to make sure I understand correctly, …”. E perfect normal să ceri clarificări. E mult mai rău să faci ceva greșit pentru că ți-a fost jenă să întrebi.

Când refuzi politicos

„Unfortunately, we won’t be able to…” urmat, dacă se poate, de o alternativă: „However, we could…”. Refuzul cu alternativă păstrează relația.

Greșeli pe care le fac des vorbitorii de română

Unele vin direct din traducerea mot-à-mot.

„I am waiting your answer” lipsește „for”: corect este „I look forward to your reply” sau „I’m waiting for your answer”.

„Please to send me” nu există. Este „Please send me” sau „Could you please send me”.

„Actually” nu înseamnă „actual”. Dacă vrei să spui „situația actuală”, scrii „the current situation”.

Și o greșeală de ton, nu de gramatică: prea multe majuscule sau semne de exclamare. „URGENT!!!” în subiect nu face pe nimeni să răspundă mai repede, doar îl pune în gardă.

Subiectul contează mai mult decât crezi

Un subiect bun spune despre ce e vorba fără să deschizi e-mailul: „Invoice 245 – payment date”, „Meeting on Tuesday – new time”. Evită subiectele goale sau „Question”. Cine primește zeci de mesaje pe zi le sortează după subiect.

Cum treci de la „știu teoria” la „scriu fără stres”

Prin repetiție și feedback. Scrii un e-mail, cineva îți arată ce sună nefiresc, îl rescrii. Exact asta facem în cursul de competență lingvistică în limba engleză: 40 de ore live pe Zoom, cu e-mailuri, convorbiri telefonice, rapoarte simple și conversații, lucrate pe situații reale de birou. Costă 690 de lei și se încheie cu un certificat autorizat.

Dacă nu știi încă dacă ți se potrivește, citește și pentru cine e potrivit cursul de engleză. Iar dacă partea care te încurcă e mai degrabă comunicarea în general, cu colegii sau cu clienții, poate te ajută articolul despre comunicarea la job.

Grupele apar în Calendarul cursurilor, iar pentru întrebări ne scrii pe WhatsApp la 0790 218 642.